5W2H é uma ferramenta que pode ser utilizada na tomada de decisões e processo de gestão de ações.
Por meio de um checklist é realizado o planejamento e o plano de ação para estratégias administrativas.
Essa ferramenta de gestão além de trazer grandes benefícios para os negócios também oferece agilidade e organização.
A Soften preparou este material para te ensinar tudo sobre o 5W2H, além de dar dicas de como implementá-lo em sua empresa.
O que significa 5W2H?
O Planejamento estratégico normalmente pode ser trabalhoso e quando não há uma boa organização, traz grandes gastos para a empresa.
Foi assim que surgiu a técnica 5W2H, criada no Japão, veio com o objetivo de auxiliar em todo o processo de gestão.
A técnica que tem um nome tanto quanto peculiar, refere-se as iniciais de sete questionamentos em inglês.
Questões estas que tem a clara e objetiva função de auxiliar no check-list de organização de uma tarefa específica.
As questões cujas inicias estão na sigla e seu significados são os seguintes:
- (What) O que?
- (Why) Por que?
- (Who) Quem?
- (When) Quando?
- (Where) Onde?
- (How) Como?
- (How Much) Quanto custa?
Ao responder estas questões acerca de um problema a ser solucionado, o empresário consegue montar um plano estratégico de ação eficiente.
Quando utilizar a técnica?
A metodologia em questão pode ser usada todas as vezes que for encontrado um problema de gestão, ou estratégia de crescimento a ser implantada.
Por meio dela é possível organizar melhor, processos e ações que farão com que seja muito mais fácil de ser alcançar a eficiência.
Um caso em que é necessário a utilização do 5W2H, é na resolução de alguma falha ou problema dentro de um negócio.
Isto porque, a ferramenta atua diretamente nas causas do problema, possibilitando um melhor plano de ação.
Importância e Benefícios para as empresas
A ferramenta em questão é importante à medida que é preciso que as empresas tenham organização no desenvolvimento de estratégias.
Se os gestores não investirem em ferramentas de gestão que facilitem os processos, pode ser que tenham muitos prejuízos.
E o diferencial do 5W2H é que ele possui um baixo custo de implantação, isto porque, tempo é dinheiro e quanto mais ágil for a ação, menos dinheiro se perde.
Outro ponto positivo é que não há a necessidade de uma equipe técnica especializada para a aplicação.
Basta que o responsável tenha um bom desenvolvimento para realizar e gerir todo o processo.
Dessa forma, toda a empresa ganha em benefícios com a ferramenta, sendo o principal a agilidade.
Além deste, temos a simplicidade de processos, não dependendo de altos investimentos, nem grandes equipes.
O custo relativamente baixo é outro benefício que torna-se um diferencial principalmente para os proprietários.
E por conta de todas as características citadas acima, percebe-se que a técnica pode ser aplicada tanto em grandes, como em pequenos e médios negócios.
E tudo isto sem perder em eficiência em nenhuma das esferas empresariais e garantindo melhorias na administração.
Tabela de aplicação do 5W2H
Para facilitar no momento de aplicação da técnica, pode ser usado uma tabela de 5W2H.
Esse modelo que será apresentado pode ser usado tanto em Planilha, quanto em documento Word.
Uma dica para maior eficiência, utilize o editor online, o que facilitará o acompanhamento.
Lembre-se que para definir o objetivo da ação, você pode realizar reuniões de Brainstorming com a equipe.
Outro ponto que é importante falar, seja realista e busque as respostas mais completas possíveis em cada etapa.
| Objetivo da ação: “Certifique-se aqui de definir de forma clara e concisa o objetivo principal da ação” | |
| Etapa | Respostas |
(What) O que? |
“Aqui deve ser definido o que será feito para atingir o objetivo” |
(Why) Por que? |
“Justifique a escolha, e o porquê de a estratégia escolhida ser a mais recomendada” |
(Who) Quem? |
“Defina todos os envolvidos no processo, certifique-se de que está escolhendo as pessoas/equipe certa para a ação” |
(When) Quando? |
“Um cronograma de ação é essencial, isto auxiliará no gestor a ter um parâmetro de em quanto tempo ele terá uma solução/resultado” |
(Where) Onde? |
“Pode parecer besteira ter de especificar o local de ação, mas é de extrema importância para a organização de toda a estratégia” |
(How) Como? |
“Aqui deve ser definido os parâmetros de ação, ou seja, quais técnicas serão aplicadas, o processo a ser desenvolvido,etc” |
(How Much) Quanto custa? |
“Esse talvez seja o principal ponto, em especial para os gestores. Eles precisam saber de forma precisa o total de valor gastos, faça a soma real e específica de tudo o que será gasto.Não será necessário justificativa, pois, as mesmas foram realizadas nos questionamentos acima” |
Exemplo de utilização do 5W2H
Para clarificar, imagine um processo de lançamento de um novo produto que precisa ser estruturado.
Ficou definido que a empresa deseja vender 200 peças de uma nova calça que será lançada.
O objetivo final é que a calça seja conhecida no mercado e torne-se um dos principais produtos da loja.
A equipe então definiu que para isto, realizará um Coquetel de Lançamento, convidando pessoas influentes para participar.
Aplicando o 5W2H, será muito mais fácil definir o local de acontecimento, o porquê de tal estratégia.
Tendo feito todos os questionamentos e definidos data, especificações de como acontecerá o evento.
Reúna todos os valores, como: Valor total do Buffet que fará o Coquetel, Aluguel de som, Contratação de Entretenimento, etc.
Dessa forma, será muito mais fácil a apresentação para o gestor e aprovação do projeto, além do desenvolvimento da ação.
Para estratégias bem organizadas e seguras invista em um sistema de gestão empresarial
Para que toda e qualquer ação ou estratégia administrativa possa ser realizada com segurança, uma gestão bem estruturada é essencial.
Isto, por que, além de facilidade de identificação de falhas é muito mais rápido verificar a possibilidade financeira de implantação.
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