A administração das rotinas de trabalho, com o intuito de gerenciar o tempo, é necessária dentro de todas as empresas, independentemente do porte.
Por vezes, você se pega desejando que o dia tenha mais de 24 horas, pois, em sua mente, o tempo está passando rápido demais. Isso é sinal de que você precisa otimizar a sua gestão administrativa.
Existem diversas maneiras de organizar o tempo hábil de modo que seja possível executar suas tarefas corretamente. Uma delas, tecnologicamente mais avançada, se dá por meio da automação de acessos. Com a ajuda da tecnologia, tornou-se possível gerenciar equipes e espaços físicos com mais eficiência.
Continue a leitura deste artigo e conheça 8 dicas valiosas para otimizar a sua gestão administrativa.
1. Faça o agendamento de reuniões online
O segredo para se manter organizado e estar a par da rotina administrativa, sem se perder em meio às solicitações que são feitas diariamente, é ter uma agenda sempre atualizada em mãos. Atualmente, a melhor forma de se fazer isso é pela internet. No computador, é possível agendar as reuniões com mais rapidez e menos esforço.
Se a sua empresa possui uma reunião mensal para apresentar resultados, basta abrir um calendário online para automatizar esse agendamento.
A própria agenda permite que algumas regras sejam instituídas, como a repetição de um evento — nesse caso, a reunião. Vários provedores oferecem agendas online, algumas interligadas aos sistemas que você já usa atualmente.
2. Tenha um sistema de acesso à distância para coworking
Os profissionais que viajam muito ou passam o dia longe da sede da empresa sofrem com o isolamento, pois necessitam de um sistema online que permita o trabalho remoto.
Ao disponibilizar um sistema de acesso à distância para os seus funcionários que estão nessa situação, eles poderão trabalhar a partir de qualquer ponto.
Dentro do ambiente de trabalho, por exemplo, esse sistema de acesso facilita o gerenciamento de recursos, como a impressora e as salas de reunião.
Por meio dele, sem fios, é possível imprimir um relatório na impressora mais próxima ou reservar um horário na sala de reunião, sem que para isso seja solicitada a prévia permissão de alguém.
3. Elimine determinados processos manuais
Os processos manuais demandam tempo e recursos humanos, gerando custo para a sua empresa. A utilização de softwares específicos permite a redução do tempo gasto em determinadas atividades, aumentando o nível de produtividade da equipe. Logo, com o mesmo número de pessoas, será possível alcançar melhores resultados.
Podemos citar, por exemplo, o cadastro de informações na recepção da sua empresa. Dependendo da hora e da demanda, uma fila pode se formar e afetar o humor daquele seu parceiro comercial ou cliente que é mais propenso a se aborrecer.
Um sistema inteligente de cadastro automático pode usar as informações que você já tem dele para liberar o acesso com o simples fornecimento de um dado, como o RG ou CPF.
4. Controle o fluxo de pessoas
O uso de câmeras com sistema de inteligência artificial consegue contar o total de pessoas que entra e sai da sua empresa. Seus recursos permitem o registro dos percursos realizados dentro do local e ainda determinar o tempo médio em que algumas delas ficaram paradas em locais estratégicos, reforçando a segurança dentro da empresa.
Essas informações permitem uma série de combinações que, futuramente, podem vir a ser colocadas em um relatório. Este, por seu lado, apresenta as estatísticas de preferência por zonas específicas, a contagem total de pessoas, datas, horas e outras informações.
Corredores e acessos congestionados, por exemplo, podem ser identificados pelo sistema, que emite um alerta para que você ou outra pessoa tome a medida necessária.
5. Adquira termostatos para reduzir gastos
Amplamente utilizados em ambientes empresariais e residenciais, caso dos condomínios verticais, os termostatos têm como objetivo gerenciar o ambiente em que estão e, ao mesmo tempo, reduzir gastos. Seus sensores de presença e movimento acendem e apagam as luzes de acordo com a necessidade do local.
Quando são instalados nas empresas, esse recurso consegue reduzir consideravelmente os gastos com energia elétrica e ainda contribui com um mundo mais sustentável.
Os corredores, por exemplo, que costumam ter maior circulação em horários de pico, como entrada, saída e almoço, podem ficar com iluminação reduzida entre eles.
6. Substitua as chaves comuns pelas virtuais
Quantas vezes a sua equipe já ficou do lado de fora da empresa esperando que o responsável chegue para abri-la? O mundo sem as velhas chaves de metal estará ao seu alcance quando você optar por soluções inteligentes de controle de acesso: crachás ou smartphone como chave.
Basta contratar um sistema e realizar os cadastros.
Como as pessoas andam o tempo todo com os seus smartphones ou precisam do crachá para liberar o acesso à impressora, por exemplo, é mais difícil que elas percam estes objetos.
Dessa forma, opte pela substituição das chaves comuns pelas virtuais e garanta o acesso de todos nos horários pré-determinados e cadastrados no sistema.
7. Implante a identificação por biometria
Outra forma de liberar o acesso à sua empresa e demais recursos existentes dentro dela se dá com o uso de biometria, ou seja, identificação por impressão digital.
Essa tecnologia, que está em expansão, vem sendo utilizada até para a autorização de pagamentos na rede bancária. Como a biometria é pessoal e intransferível, os acessos se tornam mais seguros.
O uso da impressão digital assegura que somente os funcionários autorizados tenham acesso a determinadas áreas da empresa, como o cofre ou uma sala com equipamentos de ponta.
Da mesma forma, é possível efetuar um controle mais rígido de quem entrou e saiu, garantindo a segurança dos bens patrimoniais.
8. Observe para identificar e corrigir problemas
As dicas levantadas até aqui servem para que você tenha um controle maior sobre a gestão administrativa e possa, de modo eficiente, identificar e corrigir problemas. Como dono de uma empresa, você sabe que é impossível ficar permanentemente de olho na equipe.
Logo, um sistema de supervisão pode ajudá-lo a identificar problemas que demandam soluções ágeis.
O investimento em tecnologia pode transformar o modo como a sua empresa gerencia os processos internos. Por consequência, toda a cadeia de produção e até mesmo os clientes sentirão os impactos destas mudanças.
A otimização da sua gestão administrativa proporcionará ganhos para todos, principalmente no que tange aos resultados da companhia.
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